Przygotuj swoją organizację do wdrożenia E-faktury już teraz!

TAK, pod warunkiem, że generując token posiadamy właściwe uprawnienia np. do wysyłania faktur w KSeF i w ramach tych uprawnień ten token wygenerujemy.

Faktura jest widoczna w momencie jej przetworzenia przez system KSeF. Dzieję się to co do zasady automatycznie bez opóźnień.

Spółka z o.o. (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną.

Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, to będzie mogła złożyć ZAW-FA. ZAW-FA podpisuje osoba reprezentująca spółkę. W zawiadomieniu wskazuje się osobę uprawnioną np. dyrektora finansowego. Osoba wyznaczona w ZAW-FA będzie mogła także nadać dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie (np. do wystawiania faktur) kolejnym osobom fizycznym np. księgowym.

Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej to może złożyć ZAW-FA. Jeśli wspólnik spółki jawnej zostanie wyznaczony w ZAW-FA, to będzie mógł się uwierzytelnić w kontekście spółki np. swoim profilem zaufanym.

W ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Może, ale nie musi to być członek zarządu. Osoba wyznaczona w ZAW-FA może nadać kolejnym osobom uprawnienia elektronicznie.

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Natomiast, w przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

Komornik jest osobą fizyczną i może korzystać z systemu bez dokonywania zgłoszeń. Fakt, że dana osoba jest komornikiem jest w systemie odnotowany automatycznie na podstawie dostępnych rejestrów. Komornik będzie mógł nadawać dalsze uprawnienia wyłącznie elektronicznie w systemie.

Organ egzekucyjny, aby zacząć korzystać z KSeF będzie musiał złożyć zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego obsługującego ten organ.

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

Nie. W ZAW-FA podaje się dane aktualne na moment składania zgłoszenia. Przy założeniu, że NIP podmiotu składającego oraz NIP lub PESEL osoby uprawnionej nie ulegają zmianie, nie jest konieczna aktualizacja pozostałych danych.

Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

W takiej sytuacji będzie możliwość zgłoszenia za pomocą zawiadomienia ZAW-FA kolejnej osoby w miejsce dotychczasowej.

Nie, zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić tylko pierwszą osobę. Kolejne osoby o najszerszym zakresie uprawnień zgłaszane mogą być drogą elektroniczną przez osobę uprawnioną do nadawania uprawnień.

W ramach KSeF podatnik ma wybór czy chce sam bezpośrednio nadawać uprawnienia konkretnym osobom fizycznym, także spoza własnej organizacji, czy wskazać podmiot uprawniony do wystawiania i/lub otrzymywania faktur i umożliwiać pośrednie przekazywanie uprawnień.

W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

Aby uprawniona przez podatnika osoba fizyczna mogła w imieniu podatnika wystawiać faktury ustrukturyzowane nie jest konieczne założenie przez nią konta w KSeF. Wyznaczona osoba uprawniona będzie mogła wystawiać faktury w imieniu podatnika, po uwierzytelnieniu się w systemie jedną z metod przewidzianych w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Tak. Sprzedawca uprawniający nabywcę do samofakturowania będzie musiał nadać nabywcy to uprawnienie w KSeF. Faktury w ramach tej procedury będą mogły być wystawiane bezpośrednio przez nabywcę oraz przez podmioty uprawnione przez niego do wystawiania faktur w KSeF

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

Takie zmiany nie zostaną przeprowadzone. Obecne rozwiązanie zapewnia odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego.

Faktury wystawione w trybie awaryjnym (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF. Faktury wystawione w trybie offline (zgodnie z art. 106nf ust. 1 ustawy) przesyła się do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu:

1. zakończenia okresu niedostępności KSeF,
2. ich wystawienia – w przypadku, gdy podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu niż awaria KSeF.

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur skutkuje zmianami wyłącznie w sposobie wystawiania faktur. W związku z powyższym dotychczasowe praktyki dotyczące fakturowania powinny zostać dostosowane do założeń KSeF. Celem Ministerstwa Finansów nie jest eliminacja działań polegających na wydawaniu innych niż faktury dokumentów np. specyfikacji zamówienia. Tego typu dokumenty nie będą jednak przesyłane do KSeF.

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.

Biorąc pod uwagę, że Wykaz Podatników VAT zawiera wyłącznie podatników zarejestrowanych do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni) takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF.

Ministerstwo Finansów będzie kontynuować działania informacyjno-edukacyjne. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF, nie oznacza, że nie należ już dziś testować i przygotowywać się do pracy w tym systemie. Bezpłatne narzędzia takie jak Aplikacja Podatnika KSeF czy e-mikrofirma są do dyspozycji przedsiębiorców.

W poprzednich miesiącach eksperci KAS chętnie dzielili się wiedzą dotyczącą KSeF w czasie webinariów, konferencji czy innych spotkań organizowanych przez inne podmioty, instytucje publiczne czy organizacje branżowe.

Ministerstwo Finansów prowadziło i będzie prowadzić również własne działania informacyjne. Pierwsza odsłona akcji „Środy z KSeF”, cieszyła się sporym zainteresowaniem. Bezpośrednio w webinariach wzięło udział ponad 22 tys. przedsiębiorców. MF otrzymało w ich trakcie wiele pytań. Na stronie internetowej podatki.gov.pl można znaleźć najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami.

Planowane jest przeprowadzenie kolejnej kampanii informacyjnej. Jak wskazano w komunikacie: Podsumowanie audytu KSeF, w drugiej połowie 2024 roku każdym z urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur. W styczniu 2025 r. zostanie uruchomiona infolinia KAS specjalnie dla spraw związanych z KSeF. 

Działania szkoleniowe będą wspierane szeroką akcją informacyjną.

Tak, z myślą o niektórych branżach wystawiających faktury o złożonym zakresie danych zostanie umożliwione przesyłanie załączników do KSeF.

Planowane je także wyrównanie środowiska produkcyjnego KSeF w okresie fakultetu, które zapewni pełne wdrożenie funkcjonalności „biznesowych” (wystawianie faktur w KSeF w modelu docelowym IT), ale bez zmiany obowiązków podatników oraz umożliwi wcześniejszą instalację certyfikatów do kodów QR przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF.

Szczegółowy plan wdrożeń funkcjonalności na poszczególnych środowiskach zostanie udostępniony we wrześniu 2024 r.

Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostepnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych.

Warto podkreślić że aktualnie udostępniona jest już broszura informacyjna dotycząca struktury logicznej FA(2). Na stronie podatki.gov.pl zamieszczone są i na bieżąco aktualizowane najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi: Pytania i odpowiedzi – KSeF (podatki.gov.pl).

Tak, biorąc pod uwagę wystarczająco długi czas pozostający do wdrożenia obowiązkowego KSeF oraz liczne postulaty zgłaszane w tym zakresie podczas przeprowadzonych w lutym i marcu 2024 r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o aktualizacji struktury FA.

Będą to zmiany korzystne dla podatników, związane z prezentacją terminu płatności, wprowadzeniem nowej roli w Podmiot3 – pracownik (rozwiązanie istotne dla identyfikacji wydatków pracowniczych), zwiększeniem ilości znaków w polu P_7 (nazwa towaru lub usług) czy rozwiązaniami dedykowanymi JST i GV.

Jesienią 2024 r. planowane jest przekazanie struktury w wersji FA(3) do konsultacji publicznych.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

W początkowym okresie obowiązywania systemu w wersji obligatoryjnej m.in. nie będą stosowane sankcje za niedopełnienie obowiązku KSeF. Sankcje te będą stosowane dopiero od 1 sierpnia 2026 r.

Audyt dotyczył w szczególności kwestii technicznych, w tym wydajności systemu. Podsumowanie wyników audytu jest dostępne w komunikacie MF: Podsumowanie audytu KSeF

Bezpośrednie korzyści biznesowe związane z KSeF przedsiębiorcy odczują po wdrożeniu systemu. Obligatoryjne e-fakturowanie będzie miało wpływ na usprawnienie obrotu gospodarczego przez wprowadzenie jednego standardu e-faktury, zamianę dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe, a także cyfryzację i automatyzację obiegu faktur pomiędzy podatnikami oraz ich księgowania. Rozwiązanie to przyczyni się nie tylko do szybszego i sprawniejszego dokumentowania transakcji, ale również do przyspieszenia realizacji płatności. Nabywca będzie miał pewność, że faktura została wystawiona przez podmiot uprawniony. Dodatkowo wystawca faktury jest pewien, że odbiorca otrzymał fakturę.

Ustrukturyzowany jednolity wzór faktury pozwoli na automatyzację procesów księgowych, co w konsekwencji przełoży na oszczędność czasu pracowników, który można wykorzystać w innych obszarach prowadzenia działalności.

Warto podkreślić, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, co daje realną możliwość oszczędności, związanych z brakiem obowiązku przechowywania tych dokumentów przez przedsiębiorców.

Do instrumentów wsparcia podatników zaliczają się także udostępnione przez Ministerstwo Finansów bezpłatne narzędzia tj. Aplikacja Podatnika KSeF czy zaktualizowana e-mikrofirma. Udostępniona została także Aplikacja Mobilna KSeF.

Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatnicy mogą uwzględnić koszty wdrożenia KSeF w podatku dochodowym, a podatnicy VAT czynni mogą dokonać odliczenia podatku naliczonego w przypadku zakupów towarów i usług związanych z wdrożeniem KSeF.

Nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ministerstwo Finansów nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem i wykorzystywaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie.

Kwestia funkcjonowania w KSeF faktur B2C została omówiona z przedsiębiorcami podczas konsultacji publicznych w dniu 18 lipca 2024 r. Rozważane jest umożliwienie dobrowolnego wystawiania w KSeF faktury konsumenckich. Aktualnie trwa analiza zgłoszonych w trakcie konsultacji uwag i wypracowany zostanie docelowy model funkcjonowania w KSeF faktur B2C.

Nie przewiduje się modyfikacji struktury FA w zakresie pola IDWew dotyczącego modelu uprawnień wykorzystującego unikalny identyfikator wewnętrzny zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Nie jest planowane odroczenie KSeF do czasu wejścia w życie przepisów unijnych związanych z tzw. pakietem VIDA.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Prace legislacyjne przebiegają w dwóch etapach, z czego jeden został ukończony.

Równolegle trwają prace techniczne związane ze stworzeniem nowej architektury systemu oraz dostosowaniem narzędzi (m.in. Aplikacji Podatnika KSeF) do wymagań obowiązkowego KSeF. Część funkcjonalności już została udostępniona na środowisku testowym.

Planowane są także działania polegające na:

• tzw. wyrównaniu środowisk (testowego z przedprodukcyjnym i produkcyjnym) aby umożliwić stabilny proces integracji z KSeF,
• wdrożeniu załączników do faktur,
• aktualizacji struktury FA.

O harmonogramie działań będziemy informować na stronie ksef.podatki.gov.pl.

W zakresie kwestii związanych z identyfikacją podatników zwolnionych na potrzeby KSeF, zostaną zaproponowane odpowiednie rozwiązania w ramach II etapu legislacji.

Nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną. Obowiązek ten będzie jednak stosowany dopiero do płatności dokonanych od dnia 1 sierpnia 2026 r.

Struktura FA jest dostosowana do wystawiania faktur korygujących zbiorczych. W jednej fakturze korygującej można podać dane wielu faktur korygowanych. Wymóg podawania danych faktury korygowanej jest zgodny z treścią obowiązujących przepisów (art. 106j ust. 2 i ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług).

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W przypadku podatników, którzy są osobami fizycznymi pierwotne uprawnienie o charakterze właścicielskim jest przypisane do osoby będącej podatnikiem automatycznie. Osoba taka nie musi nic zgłaszać. Może korzystać z systemu autoryzując się Podpisem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W przypadkach szczególnych, gdy osoba posiada kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera w sobie NIP i PESEL istnieje możliwość zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA, w celu przypisania podpisu do danego podatnika. Zmiana czy odnowienie podpisu, na kolejny niezawierający NIP i PESEL wymagać będzie kolejnego zawiadomienia.

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
  wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Zakłada się więc, że podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, ale posiadający na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczące w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiana jest fakturę będą objęci obligatoryjnym e-fakturowaniem. Regulacja zawarta w dodawanym do ustawy art. 106ga ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług jest zatem zgodna z regulacjami UE.

Temat faktur konsumenckich (dotyczący także sytuacji, gdy zakupu dokonuje podmiot prowadzący działalność, ale zakup następuje na cele prywatne) był przedmiotem dyskusji podczas przeprowadzonych prekonsultacji w dniu 18 lipca 2024 r. Rozważane jest umożliwienie dobrowolnego wystawiania w KSeF faktury konsumenckich. Aktualnie trwa analiza zgłoszonych w trakcie konsultacji uwag i wypracowany zostanie docelowy model funkcjonowania w KSeF faktur B2C.

W kwestiach związanych z identyfikacją podatników zwolnionych na potrzeby KSeF, zostaną zaproponowane odpowiednie rozwiązania w ramach II etapu legislacji.

Na podstawie wyników audytu została podjęta decyzja o budowie architektury systemowej od początku. Wykonawca powołał zespół specjalistów od architektury IT. Aktualnie prowadzone są intensywne prace informatyczne. Ministerstwo Finansów stale monitoruje ich postęp.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów wprowadzających KSeF w wersji obligatoryjnej, obowiązkiem tym nie będą objęte m.in. faktury wystawiane przez: podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju; podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę Powyższe wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Ocena czy dany podmiot zagraniczny, zarejestrowany jako podatnik VAT czynny w Polsce posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej wymaga indywidualnej oceny konkretnego stanu faktycznego. Planowane jest wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym efakturowaniem.

Electronic Data Interchange (EDI) – to sposób elektronicznego przesyłania/wymiany dokumentów handlowych i finansowych (oprócz faktur, w EDI przesyłane są przykładowo takie dokumenty jak zamówienia, potwierdzenia zamówień, awiza wysyłki itp.). Podatnicy stosujący tradycyjne, funkcjonujące dotychczas faktury elektroniczne również będą zobowiązani do dostosowania się do wymogów systemu KSeF. Ich także czeka istotna zmiana w tym zakresie, niemniej może być łatwiejsza do wprowadzenia niż w przypadku podmiotów, które dotychczas nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów. Ważne jest jednak indywidualne podejście i przeanalizowanie tego, w jaki sposób elektroniczny obieg dokumentów powinien koegzystować z obsługą KSeF-u, a w jakim zakresie KSeF przejmie jego funkcjonalności.

Do dokumentowania transakcji B2B za pomocą e-Faktur będą zobligowane wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski oraz podmioty zagraniczne, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (ang. fixed establishment, FE) – w odniesieniu do wszystkich faktur wystawianych zgodnie z polskimi przepisami o VAT.

Z KSeF-u nie będą więc musiały korzystać firmy zarejestrowane na VAT, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce, podobnie jak podmioty zagraniczne bez rejestracji na VAT w Polsce. Specyficznym przypadkiem są jednak podmioty zagraniczne, które stosowały dotychczas samofakturowanie w przypadku transakcji z polskimi kontrahentami. Ich korzystanie z KSeF-u nadal budzi wiele wątpliwości i napotyka praktyczne trudności (w tym chociażby problematyczne nadawanie uprawnień w związku z brakiem polskiego numeru NIP czy zapewnienie systemu akceptacji, którego nie posiada KSeF), przez co wiele firm rozważa nawet rezygnację z samofakturowania w takich przypadkach.

Ministerstwo Finansów planowało wyłączenie z KSeF-u faktur konsumenckich, jednak w odpowiedzi na postulaty przedsiębiorców zgłoszone podczas konsultacji obecnie dyskutowana jest możliwość wystawiania faktur konsumenckich w KSeF-ie na zasadzie dobrowolności z anonimowym dostępem dla konsumentów (kod QR). W związku z tym w projektowanej nowelizacji art. 106ga ust. 4 ustawy o VAT dopuszcza się możliwość wystawienia e-Faktury dla konsumenta. Nadal będzie można wystawiać faktury w takiej formie jak dotychczas – elektronicznej bądź w postaci papierowej, ale to wystawca będzie decydował o zastosowanej formie dokumentu. Do wystawienia faktury konsumenckiej w KSeF-ie nie będzie wymagana zgoda nabywcy. W przypadku decyzji o wystawianiu faktur w dotychczasowej formie konieczne będzie odpowiednie dostosowanie procesów, by uwzględnić różne sposoby wystawiania faktur – inne dla odbiorców krajowych będących przedsiębiorcami, potencjalnie inne dla konsumentów, a odrębne dla transakcji B2B zagranicznych (np. eksport, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów – WDT).

Wyłączenie z obowiązku wystawiania w KSeF faktur przez:

• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę
  wynika z Decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniającej Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej.

Jeżeli natomiast chodzi o sytuację, gdy w roli nabywcy wystąpi:

• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
• podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę
  – faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Przepisy nie wskazują konkretnego sposobu udostępnienia faktury nabywcy. Może to być np. przekazanie faktury w postaci papierowej lub np. wysyłka faktury w postaci pliku pdf (w wiadomości e-mail). Sposób udostępnienia podatnik powinien uzgodnić z nabywcą.

Tak, w związku z wprowadzeniem obowiązkowego KSeF uchylone zostanie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27.12.2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.). Zaznaczyć jednak należy, że w to miejsce opublikowane zostanie nowe rozporządzenie wykonawcze, którego zapisy częściowo będą pokrywać się z dotychczasowym brzmieniem, a w części będą to nowe regulacje dedykowane wersji obligatoryjnej systemu (kody QR, dostęp dwuetapowy do faktur, certyfikaty wewnętrzne).

Ponadto 27 czerwca 2024 r. została opublikowana nowelizacja rozporządzenia JPK. Nowelizacja obejmuje m.in. nowy przedział czasowy, w którym podatnicy nie będą musieli wykazywać numeru KSeF faktury w ewidencji sprzedaży (1 lutego 2026 r. – 31 lipca 2026 r.).

Ministerstwo Finansów podejmuje działania w celu niezwłocznego zakończeniu całego procesu legislacyjnego związanego z odroczeniem KSeF (nowelizacja ustawy, prace nad aktami wykonawczymi), kładąc przy tym także nacisk na przeprowadzenie dialogu z rynkiem i konsultacji publicznych.

Nie jest planowana rezygnacja z wdrożenia KSeF w wersji obligatoryjnej.

Autoryzacja będzie w takim przypadku odbywać się wewnątrz wykorzystywanej aplikacji zintegrowanej z KSeF. Reguły autoryzacji są takie same niezależnie z jakiego programu się korzysta.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, nieposiadającymi elektronicznej pieczęci kwalifikowanej, w celu dokonania pierwszej autoryzacji w systemie koniecznie jest złożenie zgłoszenia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

Niezależnie od wykorzystywanego systemu komercyjnego czy aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów wymagana jest autoryzacja użytkownika. Jedną z metod uwierzytelnienia w celu korzystania z KSeF jest podpis zaufany.

Z KSeF korzystać mogą zarówno osoby fizyczne jak i podmioty inne niż osoby fizyczne. Aby korzystać z KSeF niezbędne jest uwierzytelnienie się podatnika w systemie.

Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie pieczęcią kwalifikowaną. W innym przypadku konieczne jest złożenie np. przez spółkę zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur). Natomiast, w przypadku osób fizycznych (również w przypadku uwierzytelnienia się osoby fizycznej w ramach podmiotu) autoryzacja jest możliwa za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego lub za pośrednictwem API za pomocą wygenerowano wcześniej tokenu.

KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

Uprawnienia nadane w powiązaniu z tzw. odciskiem palca podpisu należy zgłaszać ponownie w przypadku przedłużenia ważności podpisu lub uzyskania nowego podpisu, mimo, że posługuje się nim cały czas ta sama osoba.

Nie. W takich sytuacjach nie jest wymagana aktualizacja uprawnień.

Tak

Dotyczy to trzech przypadków, które łączy wspólna cecha, czyli jednoczesny brak w elektronicznym podpisie kwalifikowanym atrybutów w postaci NIP i PESEL:

a) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego, którego właścicielem jest sam podatnik będący osobą fizyczną. Dokonywane wyłącznie za pośrednictwem ZAW-FA.
b) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, posiadającej PESEL i/lub NIP ale posługującej się podpisem niezawierającym tych atrybutów. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
c) Zgłoszenie podpisu kwalifikowanego osoby uprawnionej przez podatnika, nieposiadającej NIP i PESEL. Dokonywane za pośrednictwem ZAW-FA w przypadku zgłaszania pierwszej osoby o najszerszych uprawnieniach lub drogą elektroniczną w przypadku kolejnych osób.
Procedura ta nie jest konieczna gdy podpis kwalifikowany zawiera jeden z tych atrybutów.

Nie, ponieważ wymagane jest uwierzytelnienie w sposób określony w § 5 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur tj.:
1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
3) podpisem zaufanym, albo
4) wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1–3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Oznacza to, że wskazanie wyłącznie numeru PESEL danej osoby fizycznej nie pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie.

Wysyłkę można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Autoryzacja użytkownika wymagana jest niezależnie czy wykorzystuje się narzędzia komercyjne, czy aplikację udostępnioną przez Ministerstwo Finansów. Jedną z metod uwierzytelnienia, w celu korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, jest Podpis Zaufany.

W związku licznymi postulatami rynku zgłaszanymi podczas przeprowadzonych w lutym i marcu b.r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o modyfikacji struktury FA(2). Konieczne będzie więc dostosowanie programów do nowej wersji struktury.

Ponadto na podstawie wyników audytu informatycznego Ministerstwo Finansów zdecydowało o budowie nowej architektury KSeF, jednak z perspektywy integratorów nie powinny nastąpić diametralne zmiany.

Prace związane z wdrożeniem unijnego pakietu VIDA znajdują się dopiero we wstępnej fazie. Polska zabiega w KE, aby pakiet VIDA nie wpływał na funkcjonalności KSeF.

Bezpłatne narzędzia do e-fakturowania, udostępnione przez Ministerstwo Finansów są dostępne i już teraz można rozpocząć ich testowanie. Podatnicy korzystający już z KSeF mogą nadal wystawiać e-faktury w tym systemie. Trwają prace nad dostosowaniem narzędzi do funkcjonalności KSeF związanych z obligatoryjnym e-fakturowaniem. Część z tych funkcjonalności jest już dostępna w wersji testowej Aplikacji Podatnika KSeF. Udostępniona została także Aplikacja Mobilna KSeF.

Odroczenie terminu nie powinno wiązać się z dużymi kosztami po stronie przedsiębiorców. Przesuniecie terminu obowiązkowego KSeF zapewni im dodatkowy czas na wdrożenie systemu. Nadal możliwe jest prowadzenie prac związanych z integracją systemów komercyjnych z KSeF.

W związku licznymi postulatami rynku zgłaszanymi podczas przeprowadzonych w lutym i marcu 2024 r. konsultacji publicznych – została podjęta decyzja o modyfikacji struktury FA(2). Konieczne będzie więc dostosowanie programów do nowej wersji struktury.

Ministerstwo Finansów dostrzega konieczność przeprowadzenia szerokich szkoleń przez administrację dla przedsiębiorców i ich pracowników. W związku z tym w drugiej połowie 2024 r. w każdym z 400 urzędów skarbowych będzie można odbyć praktyczne szkolenie z przepisów wprowadzających obowiązkowy KSeF oraz z korzystania z darmowego oprogramowania do wystawiania e-faktur.

Podatnicy przygotowują e-faktury w swoich systemach finansowo-księgowych jako pliki tekstowe XML, zgodne ze schemą ustaloną przez Ministerstwo Finansów i przesyłają je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami). Nie jest wymagane użycie konkretnego oprogramowania, natomiast podatnik musi zapewnić zgodność wygenerowanego pliku faktury ze strukturą logiczną XSD e-faktury, określającą układ i wzajemne powiązania pól w fakturze.

Dla podatników niedysponujących dedykowanymi rozwiązaniami do obsługi KSeF, wystawianie e-faktury jest możliwe poprzez wykorzystanie bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-Mikrofirma oraz zapowiadana aplikacja mobilna KSeF).

Korzystanie z KSeF ma być obowiązkowe dla czynnych podatników, a także dla podatników zwolnionych, wystawiających faktury VAT. Obowiązek dotyczyć będzie podatników mających w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności, uczestniczące w danej transakcji. Inne podmioty zagraniczne będą nadal mogły korzystać z systemu dobrowolnie.

Fakturowanie ustrukturyzowane będzie obligatoryjne tylko w przypadku czynności wymagających udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z polską Ustawą o VAT. Ponadto niektóre czynności zostaną wyłączone przedmiotowo z zakresu obowiązkowego fakturowania ustrukturyzowanego.

W wyniku przeprowadzonych konsultacji społecznych MF rozważa możliwość fakultatywne wykorzystanie KSeF dla faktur B2C.

Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie etapowo, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Proces legislacyjny składa się z dwóch etapów. W ramach I etapu legislacji opublikowana została ustawa z dnia 9 maja 2024 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r. poz. 852) , która m.in. odroczyła termin obowiązkowego KSeF  z 1 lipca 2024 r. na 1 lutego 2026 r. Odroczone zostały także terminy stosowania sankcji i obowiązku dokonywania płatności z wykorzystaniem nr KSeF/zbiorczego identyfikatora płatności pomiędzy podatnikami czynnymi. Aktualnie trwają prace w zakresie II etapu legislacji. 18 lipca b.r. odbyły się kolejne konsultacje dotyczące rozwiązań prawnych i biznesowych, dotyczących obowiązkowego KSeF.

Prace legislacyjne nad aktami wykonawczymi zostaną wznowione po zakończeniu II etapu legislacji.

KSeF to scentralizowana, zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma, służąca m.in. do wystawiania e-faktur, ich walidacji i dopuszczenia do obrotu prawnego. KSeF zapewnia także możliwość odbioru e-faktury przez kontrahenta. Ponadto, platform MF umożliwia również bieżący wgląd organów podatkowych we wszystkie wystawiane e-faktury. Podatnicy mogą tworzyć faktury we własnych rozwiązaniach finansowo-księgowych i przesyłać je do KSeF za pomocą API (czyli interfejsu umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami) lub wystawiać faktury przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez MF.

E-faktura jest plikiem tekstowym XML, zgodnym ze strukturą logiczną XSD, opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Oznacza to, że może ona być z łatwością automatyczne przetwarzana i wizualizowana, zależnie od potrzeb podatnika. Struktura logiczna (schema) faktury jest wspólna dla różnych rodzajów e-faktur (w tym faktur korygujących, zaliczkowych, rozliczeniowych itd.) i obejmuje zarówno dane wymagane zgodnie z ustawą o VAT, jak i szeroki zakres informacji dodatkowych, których uwzględnienie może być podyktowane potrzebami biznesowymi.